Con l’entrata in vigore del Gdpr 2016/679 la normativa in materia di privacy è diventata ancora più stringente e i condomìni non ne sono esenti, anzi. Chi è titolare dei dati e chi responsabile del trattamento? Un tema che molto spesso viene ignorato e che può comportare pesanti sanzioni.
Il cosiddetto Codice della Privacy(Dlgs. n.196/2003), riorganizzando la materia sanciva il diritto alla protezione dei dati personali intesi come tutela dell’individuo e della sua personalità, nei suoi molteplici aspetti. Dal 25 maggio 2018 è poi entrato in vigore il Gdpr 2016/679 (Regolamento UE 2016/679)che ha preso atto del mutamento tecnologico e sociale per ridefinire ambiti operativi e tutele.
L’insieme di dati direttamente riferibile a una persona fisica o che ne consente la sua identificazione, come nome, numeri telefonici o indirizzi telematici, dati relativi all’ubicazione, identificativi online, elementi caratteristici della sua identità fisica nel senso più ampio, come vedremo, viene considerato dato personale.
In relazione ai dati personali quando parliamo di privacy intendiamo: il diritto alla riservatezza, ossia il diritto a non divulgare e mantenere riservate informazioni relative alle proprie vicende personali; l’identità personale, considerata come il diritto a non vedere travisata la nostra personalità individuale in tutte le sue accezioni intellettuali, politiche, religiose, sanitarie, sociali o professionali. Tra i dati personali rientrano anche: l’immagine intesa come diritto di vietare l’utilizzo abusivo della propria immagine; i dati genetici, quali caratteristiche genetiche di un soggetto; i dati biometrici come l’immagine facciale o le impronte digitali; i dati relativi alla salute mentale e fisica, alle prestazioni sanitarie e mediche; i dati giudiziari riportanti condanne o altre vicende giudiziarie.
Per soddisfare esigenze di tutela e prevenire un utilizzo dannoso di tali dati, il Gdpr ha disciplinato sia le modalità con la quale i dati vengono gestititi e custoditi e sia come vengono utilizzati. Si parla così di profilazione, quale trattamento, automatizzato o meno, di dati personali, effettuato da terzi per valutare determinati aspetti personali di un soggetto (situazione economica, salute, preferenze personali, interessi, professione, comportamento, ubicazione e spostamenti).
Il Regolamento Europeo stabilisce infine diversi princìpi da osservare, quali: la necessità e proporzionalità (il trattamento deve essere adeguato e necessario allo scopo);la finalità del trattamento (deve essere funzionale all’attività da svolgere); avere durata limitata (solo il tempo necessario per l’espletamento dell’incarico); la sicurezza e riservatezza (chi tratta i dati deve approntare un adeguato livello di sicurezza, per garantire che non vengano a loro volta diffusi o estrapolati);la responsabilizzazione (o accountability, che comporta la riduzione dei dati raccolti al minimo; il rispetto delle previsioni; l’obbligo di segnalare le violazioni (cosiddetto “data breach”) al Garante).
La portata della norma è tale per cui anche nel condominio tutte queste previsioni devono essere rispettate, adottando le cautele del caso e considerando che in esso vivono a stretto contatto diverse persone, per cui le esigenze di privacy e riservatezza vanno bilanciate con i diritti dei singoli condomini e sovente anche di eventuali terzi soggetti.
Nel nostro ordinamento il condominio è considerato un ente di gestione, dato che i condomini hanno sia la proprietà esclusiva del proprio immobile ma anche la comproprietà (comunione) sulle parti comuni dell’edificio (suolo, fondamenta, tetti, scale, cortili, impianti vari ecc.), che gestiscono appunto conferendo mandato all’amministratore.
Titolari dei dati, ossia chi determina le finalità e i mezzi del trattamento, sono dunque i singoli condomini, i quali conferiscono mandato all’amministratore al fine della corretta e imparziale gestione delle parti comuni. L’amministratore diventa così loro rappresentante ma, essendo anche il soggetto che materialmente esegue i trattamenti dei dati, diviene anche responsabile del trattamento.
L’amministratore deve raccogliere i dati anagrafici egli indirizzi dei condomini proprietari, ma anche usufruttuari o conduttori, per le convocazioni formali di assemblea o altre comunicazioni di interesse comune, nonché i dati riferiti alle quote millesimali di proprietà necessarie alla ripartizione delle spese comuni. L’amministratore però non potrà certo raccogliere informazioni ulteriori e più approfondite sui singoli inquilini, salvo che siano dettate da specifiche esigenze legate alla gestione. Raccoglie anche i dati dei terzi fornitori i quali, a loro volta, per specifiche esigenze potrebbero venire in possesso dei dati dei condomini, divenendo sub-responsabili.
Capita a volte all’amministratore di entrare in possesso di dati che necessitano di maggior attenzione nella loro raccolta e utilizzo, quali quelli relativi alla salute dei condomini o di natura giudiziaria(ad esempio dati medici per eseguire modifiche all’impianto di ascensore o per creare rampe per soggetti disabili), dati giudiziari derivanti da iniziative dello stesso condominio o di terzi o infine dati sanitari per la gestione di sinistri che siano stati determinati da parti comuni.
Nel caso di utilizzo di dati riferibili a soggetti terzi rispetto ai condomini, occorre informare anche i terzi della loro raccolta, degli scopi e modalità del trattamento dei dati e dei diritti riconosciuti.
L’amministratore in virtù del mandato conferito può trattare solo le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione del condominio, adottando idonee cautele per il loro trattamento e impedire abusi o sottrazione dei dati, sia cartacei che elettronici, predisponendo le adeguate misure di sicurezza. Ogni informazione accessoria appare superflua e, qualora raccolta, non andrebbe utilizzata o ancor peggio diffusa.
La privacy è un tema delicato di cui sovente non si coglie l’ampiezza e le implicazioni che comporta. Si crede faccia riferimento ad altre situazioni, ma la portata della norma obbliga al suo rispetto anche nel condominio, pena corpose sanzioni a titolari e responsabili.
di Fabrizio Pacileo, avvocato